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关于印发县社机关收发文管理制度的通知

时间:2018年01月08日

信息索引号 A20/2018-00360 生成日期 2018-01-08 公开日期 2018-01-08
文件编号 公开时限 长期公开
发布机构 县供销社 公开形式 网站
公开方式 主动公开 公开范围 面向社会

 

南供办发〔2017〕10号

 

机关各科室:

为提高我社公文办理工作的效率和质量,实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化,结合我社实际,特制订县社机关收发文管理制度,请全体机关干部遵照执行。

 

 

 

 

 

县供销社办公室

2017年12月28日

 

 

县社机关收发文管理制度

一、收文管理

外单位所有来文及各科室接到的文件、通知等,应统一交由办公室收文管理员办理收文手续。收文办理的程序一般包括:签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档等。

(一)公文签收、编号及登记

1、办公室接到纸质来文后,要认真清点,核对并逐件编号,粘贴收文处理单,登记到收文登记簿上,并根据需要将纸质文件扫描上传到电脑上面。

2、办公室收到网上来文后,根据南昌县OA平台收文办理流程进行办理,及时下载并将文件保存到电脑上。

(二)公文分送、阅示及办理

公文按“传阅件”和“办理件”两种情况进行办理。

1、办理件(领导签署意见,转科室承办)

县社机关收文管理员送办公室主任拟办---送收文管理员---收文管理员按照办公室主任的批示意见,送主要领导批示---主要领导批示后回送收文管理员---收文管理员送科室承办---科室及时办理,科室负责人填写办理意见,分管领导签字---办毕,回送收文管理员。

2、传阅件(领导签署意见,转相关领导和科室传阅)

由社机关收文管理员送办公室主任拟办---送收文管理员---收文管理员按照办公室主任的批示意见,送主要领导批示---主要领导批示后回送收文管理员----收文管理员送相关人员传阅----收到该公文的同志签上 “已阅”和自己的姓名----送回收文管理员。(为便于管理,每月初各科室再送回上月签收的所有文件)

(三)公文承办及催办

相关分管领导或有关科室接到需承办公文时,要抓紧在规定时限内办理。一般公文在3个工作日内办结;涉及需要协调解决问题的公文,力争在7个工作日内办结。

办公室负责公文催办工作,实行紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。(为便于管理,每月初各科室把上月签收的所有文件送会办公室收文管理员)

(四)保密公文的处理

对涉密文件应按规定的阅读范围传递,不外传,并做到日清、月查、及时清退。

(五)公文保管及归档

收文全部传阅办理完毕后,科室负责人注明承办情况后,分管领导签字,办公室人员应及时分类存放档案室,并认真保管,借阅的要及时督促归还,保证文件资料完整、齐全。

二、发文管理

发文处理的一般流程为:科室工作人员(经办人)起草公文---送科室负责人审核---送分管领导审核---送曾传昕同志校对----送主要领导签发---送回经办人---拿文号---公文合成--盖章手续---公文分发各单位---查看各收文单位是否全部签收完毕。

(一)起草公文

经办人起草公文时,要在发文处理单上写明文件标题、主送(抄送)单位、拟稿科室、经办人、发文单位及发文份数。正文内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定,实事求是,表述准确,格式规范。

(二)科室负责人初核

拟稿科室负责人是拟稿工作的第一责任人,应对公文内容及格式进行初核并签署意见。经办人不得将起草的公文直接送主要领导签发,杜绝文稿逆向流转。

(三)分管领导审核

分管领导结合科室负责人意见对公文进行审核并签署意见。

(四)公文校稿

分管领导审核后,经办人需将公文送给曾传昕同志进行把关。经逐字逐句校对后,对不符合格式及规范的公文,曾传昕同志应签署意见后退回经办人,由经办人负责修改完善,再按程序重新送审。

(五)公文签发

经校对无误的公文,应送县社主要领导签发。县社主要领导签署“同意”后,由经办人送生成文号。生成相应文号后,送办公室主任进行盖章,最后送公文分发。

(六)公文印制

经办人将公文确认无误后以电子邮件或U盘拷贝的形式拿到办公室统一排版印发,由各科室自行打印。对制作完成的材料,承办科室应及时取走,未及时领取的,造成影响由承办科室自行负责。

(七)公文校对

公文印制后,拟稿人须逐字逐句进行校对,保证公文内容准确无误。

(八)公文归档

凡是分发的公文,需交底稿两份交给县社档案管理员归档保存,并及时把电子版发给县社档案管理员保存。

(九)公文分发

纸质公文、电子公文由起草的相应科室进行分送。

三、其他

其他对外报送的材料,由各科室完成报送材料,经分管领导审核后,报县社主要领导同意方可对外报送。